Tips para Maestro de Ceremonias: La preparación del guión.

El guión es la ruta que nos muestra el desarrollo del evento.

La preparación del guión, como base para un buen desempeño,

o el equivalente, programa del evento para el Maestro de Ceremonias, es de vital importancia ya que en dicho documento está la claridad para saber el desarrollo y los tiempos del evento.

Como conductores o Maestro de Ceremonias nuestra responsabilidad para con los organizadores es la de apoyar o sumar todo lo que sea favorable en la organización, inicio y desarrollo del evento.

Parece algo simple, que sin embargo es un ELEMENTO que no siempre se tiene afinado por parte de los organizadores y que algunos Maestros de Ceremonias obvian en no realizarlo dejando al último momento este fundamental aspecto que es la base para saber donde se está parado y que regirá la dinámica del evento por más pequeño que sea.

El guión del Maestro de Ceremonias, la ruta que logrará un buen desempeño en el evento.

El contar con un Guión claro y autorizado nos ayuda a:

– Saber con qué se iniciará el evento.

– Cuáles son los pasos a seguir punto por punto.

El manejo adecuado del guión dará al conductor del evento la tranquilidad y seguridad de estar haciendo lo correcto en beneficio de desarrollo del evento.

¿Qué debe tener el guión del Maestro de Ceremonias?

Para mi uso práctico generalmente coloco lo siguiente en el guión:

– En la parte superior escribo el Nombre del evento.

– Fecha del desarrollo del evento.

– Si el organizador o cliente lo autoriza, ESCRIBO UNA PEQUEÑA INTRODUCCIÓN sobre lo que trata el evento, de manera sencilla y que junto con el saludo inicial sean las palabras con las que se abre el evento.

– Posteriormente los puntos a desarrollar el programa.

Estructura sencilla del programa o guión para el evento.

Vale la pena mencionar que los eventos a pesar de que tienen diferentes intereses y objetivos, la estructura es similar a esta:

– INICIO-BIENVENIDA

– DESARROLLO DEL PROGRAMA

– CIERRE

La confirmación del guión previamente al evento, para cubrir cualquier cambio o imprevisto.

Será importante siempre validar con el cliente u organizador CUÁL ES EL DESARROLLO DEL PROGRAMA y tener el cuidado de que nos quede claro por

El programa o el guión debe ser previamente confirmado antes de iniciar el evento.

cuantos puntos se conforma.

Por ejemplo:

– Inicio-Bienvenida

– Presentación de Presidium

– Palabras de los integrantes del Presidum

– Cierre del evento

En este caso partícular de la presentación de un Presidium haré una reflexión aparte, ya que es un tema que debe ser tratado con cuidado y especial atención para lograr un correcto transcurso de esta parte.

No todos los organizadores de eventos tienen la claridad para hacer un guión adecuado en la lectura para el Maestro de Ceremonias, de ahí lo importante que será siempre conocer a detalle el tipo de evento que conduciremos, y para eso una cita previa con los organizadores es una excelente inversión de tiempo y una necesaria herramienta que nos facilita nuestra labor.

Por lo tanto, el cliente generalmente solo te entrega un programa, la responsabilidad para que tenga un sentido y claridad para el manejo profesional al momento de ser usado por el Maestro de Ceremonias, es sin duda, el mismo Maestro de Ceremonias.

Sobre los tiempos asignados para cada punto en el programa.

Es muy común también encontrar que los organizadores de los eventos suelen establecer un tiempo para llevar a cabo cada punto del programa.

He visto en muchas ocasiones que se asignan cantidades de minutos a ciertos aspectos, cuando en la práctica solamente se utilizan algunos segundos o quizá minutos.

Aquí quiero recordar lo que alguna vez en Grupo Acir aprendí en mi quehacer radiofónico:

«Menos es más»

Esto significa que se puede decir un mensaje corto que dicho de forma segura, amable y con congruencia, puede parecer un mensaje más largo en tiempo de lo que realmente lo es.

Por lo tanto, las intervenciones verbales de los integrantes del Presidium que en muchas ocasiones están escritas en su respectivo texto, dependiendo de la cantidad de palabras, la duración de minutos es variable.

 

El Maestro de Ceremonias debe estar atento en cuales puntos puede apoyar al organizador para afinar el programa o el guión del evento.

Aporta tus conocimientos que enriquezcan al evento, recordando que el responsable es el organizador.

Puedes tu ayudar a tu cliente a que considere que los minutos o precisión de la duración de cada elemento del programa es variable ya que también depende de lo puntual con que inicie el evento, y es muy común en nuestro país que no se comience con puntualidad.

Utilizando tarjetas para presentar Presidium.

Una ayuda para aliviar el estresante momento de la CONFIRMACIÓN DE LOS MIEMBROS DEL PRESIDIUM es el que cuentes como Maestro de Ceremonias con unas tarjetas en blanco para que anotes los nombres confirmados de las personas que mencionarás al presentar el presidium.

El Presidium es el lugar visible frente al auditorio que se conforma por personalidades afines al tipo de evento.

Pueden ser autoridades gubernamentales, representantes de asociaciones, de empresas etc.

Se llega a convertir en uno de los temas MÁS CRITICOS PARA TODO ORGANIZADOR ya que a pesar de que se confirman sus asistencias, es muy común que envíen a otra persona en su lugar, o que bien no acudan.

Esto generalmente AFECTA EL ORDEN EN LA MESA DE PRESIDIUM, ya que se debe quitar una silla y el personificador.

Y mientras todo eso sucede, COMO MAESTRO DE CEREMONIAS deberás conservar la calma y ANOTAR EN TUS TARJETAS EN BLANCO el nombre y cargo de la personas CONFIRMADAS para subir al Presidium.

Toma en cuenta que las tarjetas las ACOMODARÁS SEGÚN LA INDICACIÓN QUE TE PIDA EL CLIENTE para ser mencionada cada persona en el órden conveniente o jerárquico señalado.

Como recomendación SUGIERO NUNCA EMPEZAR EL EVENTO HASTA NO CONFIRMAR que las personas que estarán por subir al Presidium sean las mismas que tienes en tus tarjetas de presentación de Presidium.

Puede que el organizador esté muy presionado o estresado por comenzar, sin embargo DEBERÁS TOMAR ESTOS MINUTOS PREVIOS para corroborar que todo esté en su lugar para ser mencionado en el momento que corresponda.

Ésta es una RESPONSABILIDAD DEL MAESTRO DE CEREMONIAS, ya que en ese momento TU TIENES EL CONTROL DEL TIEMPO pero sobre todo DE LOS ELEMENTOS VITALES que te ayudarán a tener un desarrollo del evento LO MÁS APEGADO A LO CORRECTO POSIBLE.

 

Resumiendo entonces te comparto los siguientes tips que tienen que ver con el Guión de Maestro de Ceremonias:

– Anota el nombre del evento en la parte superior del evento, así como la fecha en que se desarrolla el evento.

– En tu saludo inicial de bienvenida, ESCRIBE UN PEQUEÑO TEXTO INTRODUCTORIO para establecer de qué será el evento, o cual es el motivo del mismo.

– Para el momento de presentar el Presidium, RECUERDA CONTAR CON UNAS TARJETAS EN BLANCO para que anotes SOLAMENTE LAS PERSONAS CONFIRMADAS QUE ESTARÁN EN EL PRESIDIUM, con su nombre y cargo, a lo cual será importante también las numeres para que tengas un control en mencionarlas en el orden correcto.

– Continúa con el programa según lo establecido.

– Numera el programa que te entregue el organizador, siempre y cuando sea de utilidad para tu manejo en el escenario.

– Solamente utiliza lo necesario para subir al pódium o escenario, ya que el contar en tus manos con hojas, documentos u otras cosas PUEDE DISTRAERTE Y GENERAR CONFUSIÓN para continuar con el desarrollo de tu actividad.

– Ten siempre a la mano un bolígrafo que te ayude a tomar notas a tu guión.

Espero que esta lectura te resultara productiva, estoy con gusto para conocer tus comentarios al respecto, gracias y hasta la próxima.

 

 

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